2024.05.08 2024.11.20
本記事では、オフィスや事務所を移転する際の費用やスケジュール、手続きなどのポイントを詳しく紹介していきます。
オフィスや事務所の移転は、一般的な引っ越しと勝手が違うため、引っ越し業者選びは非常に重要です。業者を適切に選定できれば、オフィスや事務所をスムーズに移転でき、引っ越し費用の削減にもつながります。
法人向け引っ越し業者を利用するメリットや、選ぶ際のコツについても解説していくので、業者選びに悩まれている人は参考にしてください。
目次
オフィス・事務所の移転の流れ【スケジュール一覧】
まずは、オフィス・事務所移転の一般的なスケジュール例を紹介します。オフィスや事務所の移転は、下記のように長期にわたるため、流れをつかんでおくのが大切です。
- 移転8〜6ヶ月前…移転の目的を設定・新オフィスの選定・現オフィスの解約通知
- 移転5〜4ヶ月前…新オフィスの契約・原状回復工事業者の選定・移転スケジュールの確定・レイアウト契約・ゾーニング計画の立案
- 移転3〜2ヶ月前…移転業者および内装や設備工事業者の手配・原状回復工事業者の発注
- 移転1ヶ月前〜引っ越し…内装工事・什器の搬入・取引先への移転案内・各種手続き・引っ越し
時系列ごとに、順番に解説していきます。
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移転8〜6ヶ月前
オフィス移転は、本格的な準備に取りかかる前に、移転の目的を明確にしておきましょう。目的を明確にすれば、移転先オフィスの条件を具体化できるためです。
条件を具体化できたら、立地やオフィス面積、賃料など希望に合うオフィスを選定します。
新オフィスを選定したら、契約で定められている解約予告期間(一般的に退去日の6ヶ月前)までに、現オフィスの解約通知をしてください。
移転5〜4ヶ月前
解約通知をしたら、原状回復工事の業者を選定します。解約するオフィスは、退去日までに原状回復工事をしなければなりません。
引っ越し日から明け渡し期日までの期間で対応できる業者を抑えるために、早めに動いておきましょう。
並行して、移転スケジュールを組み、新オフィスの契約も進めます。希望に合う物件が見つかったら、賃貸借契約を申し込みましょう。
契約が成立したら、オフィス内のレイアウト契約やゾーニング計画を進めていきます。
移転3〜2ヶ月前
引っ越し業者は、遅くても2ヶ月前に手配してください。引っ越し費用は、時期や業者によって変動するため、早めに見積もりを取って比較検討しておきましょう
内装工事や電気・通信工事などの業者は、余裕を持って3ヶ月前までに手配しておきます。原状回復工事の業者も、2ヶ月前までには発注を済ませておくのが一般的。
原状回復工事業者は、ビルのオーナーや管理会社に指定されている場合がありますが、契約上の取り決めがなければ、交渉次第で違う業者への依頼もできます。
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移転1ヶ月前〜引っ越し
移転1ヶ月前になったら、新オフィスの内装・設備工事、什器の搬入を進めていきます。
取引先への移転の連絡は、引っ越しの1ヶ月前を目安に、郵送やメールなどで案内してください。
移転に伴う各機関への届出や手続きは、それぞれ提出期間が定められているので、手続き漏れをしないように事前にリストを作成しておきましょう。
引っ越し業務を終えたら、旧オフィスの原状回復工事を行います。
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オフィス・事務所移転でやるべきこと①【新オフィスの構築】
オフィスや事務所移転の際にやるべき重要な業務が、新オフィスの構築です。移転目的やオフィスデザインのコンセプトをしっかり決めてオフィスを再構築すれば、理想のオフィスを実現できます。
以下のように多くの作業が必要ですが、意義のある移転にするためにも、やるべき作業を整理して綿密に移転計画を立てましょう。
| 移転目的の設定 | 現状の課題点の洗い出し・移転先で実現したい目標を設定 |
| 物件探し | 立地や交通手段の利便性など移転目的に合う物件の選定 |
| レイアウトプランニング | 具体的なレイアウトプランの作成・部署ごとのゾーニング計画・業務スペース以外の配置 |
| オフィス家具の選定・発注 | 新規購入またはリースする家具やOA機器の選定・処分する家具の選定 |
レイアウトプランは専門業者に相談するのもおすすめですが、実際に働く社員の意見を取り入れるのが重要です。レイアウトプランの決定は移転4ヶ月前、オフィス家具の選定や発注は移転3ヶ月前を目安に行ってください。
オフィス・事務所移転でやるべきこと②【旧オフィスの解約・原状回復】
オフィス・事務所移転でやるべきことの中で、注意が必要なのが、旧オフィスの解約と原状回復です。
解約する際は、契約で定められた期間までに解約予告をしなければなりません。期間までに予告せず手続きを進めると、違約金が発生したり、予定通りに退去できなかったりします。
原状回復工事も、工事範囲の事前確認が必要なほか、スケジューリングや業者の手配もれに注意が必要です。原状回復工事は、原則として明け渡しの期日までに完了させなければなりません。
後でトラブルにならないように、手続きや業者手配のタイミングに注意してください。
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オフィス・事務所移転の費用相場
オフィスや事務所の移転にかかる費用相場について紹介します。移転費用はオフィスや事務所の規模、従業員数で変動するので、事前に相場から目安を算出しておきましょう。
移転時の主な費用項目と、料金相場を表にまとめたので参考にしてください。
| 移転時にかかる費用 | 項目 | 料金相場 |
| 新オフィスの 不動産取得費用 |
敷金 | 大手ビルで家賃6〜12ヶ月分・個人オーナービルで家賃3〜6ヶ月分 |
| 礼金 | 家賃1〜2ヶ月分 | |
| 仲介手数料 | 家賃の0.5〜1ヶ月分 | |
| 火災保険料 | 2〜3万円(2年契約) | |
| 前家賃 | 家賃1〜2ヶ月分 | |
| 保証委託金 | 賃料および共益費の0.5〜1ヶ月分 | |
| 新オフィスの 内装・設備工事費用 |
内装工事 | 1坪5〜20万円 |
| 設備工事費用 | 1坪20〜35万円 | |
| 什器などの 新規購入費用 |
ー | 1人5〜30万円 |
| 通信機器などの 移設・設置費用 |
通信機器などの移設工事 | 1坪5〜15万円 |
| 電気・電話LAN工事 | 1人5〜8万円 | |
| OAフロアの敷設工事 | 1坪2〜5万円 | |
| 元オフィスの 原状回復費用 |
ー | 1坪6〜8万円・大型ビルで1坪10〜12万円 |
| 引っ越し費用 | ー | 1人2〜5万円 |
| 不用品廃棄費用 | ー | 2tトラックで7〜8万円・4tトラックで12〜15万円 |
| その他諸費用 | 印刷物の作り直し・入場カードの作成 | 1人1〜2万円 |
| 住所変更などの手続き代行 | 司法書士への依頼で10〜20万円 |
上記のほかに、現オフィスを解約するまでの賃料や水道光熱費も加算されます。
さまざまな費用がかかるため、移転の総額費用の相場は少なくとも数百万円から、規模の大きいオフィスで数千万円程度です。
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オフィス・事務所移転を成功させるには？
オフィスや事務所の移転を成功させたいのであれば、移転業務に取り組む上でのポイントを抑えておきましょう。
まず、移転が決まった際に担当者を決めておけば、窓口を一本化できるので、連絡ややり取りを円滑にできます。また、長期プロジェクトになるため、綿密にスケジュールを作成して計画的に進めていくのも大切です。
ただし、オフィス・事務所移転は複雑な雑務が多いので、移転業務に労力を割けない事業者の場合、担当者の負担が大きくなります。
移転業務の負担軽減や、スムーズな移転を考えているなら、アウトソーシングするのも有効な手段です。
オフィス移転に特化した外部業者を活用しよう
オフィスや事務所の移転業務が不安な場合は、外部の業者を上手に活用しましょう。移転時の複雑かつ膨大な雑務は、担当者だけでは手に負えなくなる場合があります。
オフィス移転に役立つ主なアウトソーシング先は、以下の通りです。
- オフィス移転専門コンサル会社
- 不動産会社
- 設計・内装会社
- 法人向け引っ越し業者
業者によって依頼できる業務や得意分野は異なりますが、移転業務の負担を確実に軽減できます。計画通りに進められるか心配であれば、まずはオフィス移転を専門とする業者へ相談してみてください。
オフィスや事務所移転は専門の引っ越し業者へ依頼するのがベスト！
オフィスや事務所を移転する際は、専門の引っ越し業者に依頼しましょう。オフィス・事務所移転は、一般的な引っ越しとは流れや作業内容も異なり、準備にも期間を要します。
荷物を運搬するだけでなく、新オフィスのレイアウト作成やそれに沿った配置、電話やインターネットなどのインフラ整備もしなければなりません。
昨今は、そのような問題を解決できる、法人向け引っ越しサービスを提供している業者が数多くあります。スムーズに移転するためにも、オフィスや事務所移転に特化した引っ越し業者を頼りましょう。
オフィス・事務所移転に法人向け引っ越しサービスを利用する3つのメリット
オフィスや事務所移転で、法人向け引っ越しサービスを利用するメリットは、主に以下の3つです。
- 迅速かつていねいに作業してもらえる
- レイアウトの提案や設備工事などに対応している
- 不用品回収や原状回復工事が可能な業者もある
詳しく解説しきます。
迅速かつ丁寧に作業してもらえる
法人向け引っ越しサービスのメリットの1つが、迅速かつ丁寧な作業です。法人の引っ越しに慣れているため、作業スピードが速いだけでなく、荷物の梱包から搬出まで丁寧に作業してくれます。
スムーズかつ確実に引っ越し業務を進めてもらえるので、新オフィスへの移転後も早めに通常業務に取りかかれるでしょう。
スケジュール通りの移転や、移転後の早めの稼働を考えているなら、法人向け引っ越しサービスを活用しましょう。
レイアウトの提案や設備工事などに対応している
法人向け引っ越しサービスは、自社側の労力や作業を軽減できるのも大きなメリットです。
多くの法人向け引っ越し業者は、工務店や内装業者と提携しており、レイアウトの提案や設備工事などを請け負っています。
自社のみでレイアウトを作成したり、内装や設備工事業者などを別途手配したりするのは、それなりに時間や労力が必要です。
オフィス・事務所移転の重要なポイントとなる業務をまとめて任せられるので、効率良く移転を進められるでしょう。
不用品回収や原状回復工事が可能な業者もある
法人向け引っ越しサービスは、提供しているサービスをしっかり吟味して選べば、さらに自社側の負担を軽減可能です。法人向け引っ越し業者の中には、不用品回収や原状回復工事まで対応している業者もあります。
該当する法人向け引っ越し業者を利用すれば、不用品回収業者や原状回復工事業者を別途手配する手間がありません。
ただ、全ての法人向け引っ越し業者が対応できるわけではないので、サービス内容の事前確認は必須です。
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オフィス・事務所移転で引っ越し業者を選ぶ【5つのコツ】
オフィスや事務所の移転で、引っ越し業者を選ぶ際のコツを紹介します。業者選びで失敗しないためのコツは、主に以下の5つです。
- 実績や口コミ評判を確認する
- 提供しているサービスが豊富な業者を選ぶ
- 引越安心マークを取得しているか確認する
- 複数社で相見積もりを取る
- 自社の問題点や課題点に対応してくれるかチェックする
順番に、詳しく解説していきます。
実績や口コミ評判を確認する
業者選びの際にチェックしてほしいのが、実績や口コミ評判です。オフィス・事務所移転は、経験やノウハウのない業者に任せてしまうと、移転が円滑に進みません。
「オフィス移転にも対応」という業者の場合、オフィス移転を得意、または専門にしている業者ではない可能性があります。オフィス移転をメイン、または準ずる事業として、実績が豊富かどうか確かめてください。
実績以外にも、実際に業者を利用した事業者の口コミも重要な判断材料です。できるだけ多くの口コミ評判をチェックして、安心して任せられる業者か判断してください。
提供しているサービスが豊富な業者を選ぶ
移転業務の負担を少しでも減らしたいなら、提供しているサービスが豊富な業者を選びましょう。
サービスが豊富な業者なら、複数の業務もまとめて依頼可能です。業務そのものだけでなく、業者の手配が必要な業務であれば、業者の選定から手配までの手間が省けます。
ただし、サービスがオプションとして加算される場合もあるので、料金の事前確認は必須です。しかし、確実に業務負担を減らせるので、予算と相談しながら検討してみましょう。
引越安心マークを取得しているか確認する
「引越安心マーク」を取得しているかどうかも、業者選びに欠かせない判断基準の1つです。引越安心マークを取得している業者は、全日本トラック協会より優良事業者として認定されています。
認定されるのは、適切な社内教育や、責任ある対応ができる体制整備など、厳しい審査基準を全てクリアした業者だけです。精密機器や顧客情報を扱うオフィスや事務所の引っ越しでも、安心して依頼できます。
複数社で相見積もりを取る
引っ越し業者を比較検討する際は、複数社で相見積もりを取るのも重要です。引っ越し業者は、業者ごとに特徴が異なり、提供しているサービスや料金に違いがあります。
自社の移転に最適で、安心できる引っ越し業者を選ぶのも重要ですが、同等のサービスでも料金が同じとは限りません。
相見積もりをすれば、料金交渉に応じてくれたり、信頼できる業者かどうかも判断できます。見積もりは、少なくとも3〜4社から取って比較してください。
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引っ越しで相見積もりする方法を徹底解説【方法・お得に依頼するコツも紹介】
2024.05.06 2024.09.04
自社の問題点や課題点に対応してくれるかチェックする
自社が抱える問題点や課題点について、引っ越し業者が細やかに対応してくれるかどうかも、しっかり見極めましょう。
引っ越し業者選びで最も重要なのは、その業者を信頼して依頼できるかどうかです。料金が安くても、事務的に引っ越し作業するだけの業者では、移転が円滑に進まない可能性もあります。
綿密なヒアリングや、移転行程の改善策の提案など、ていねいに対応してくれる業者を選定してください。
法人対応の引っ越し業者から自社のニーズに最適な業者を選ぼう！
引っ越し業者は、料金の安さも重要ですが、オフィスや事務所の移転なら、自社の要望にマッチするかどうかも大事なポイント。どんなに安くても、希望にそぐわない業者に依頼してしまうと、準備期間や移転後の業務に支障が出る可能性もあります。
法人に対応しているかどうかはもちろん、相見積もりや打ち合わせを通して、自社の移転に最適かどうかしっかり比較検討してください。
法人対応の引っ越し業者をお探しの際は、ぜひセーフリーを活用してください。セーフリーでは、法人対応の優良業者を数多く扱っています。
積極的に問い合わせ、相見積もりをして、オフィスや事務所の移転に最適な引っ越し業者を見つけましょう！
オフィス移転のコツ完全版【費用相場〜事務所引越しスケジュール・手続きまで】のよくある質問
-
Q. オフィスや事務所移転の引っ越し費用相場について教えてください。
A.おおよそ社員一人あたり3万円ほどです。
-
Q. オフィスや事務所の移転にはどの位の期間がかかりますか？
A.規模などによって異なりますが、目安は6カ月程度です。
-
Q. オフィスや事務所の移転が多い時期はありますか？
A.決算期を迎える前の1月～3月が多いです。
